Philipp Wiegel
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Berater für Ausschreibungen: Wir haben Fragen?! (184)
Rein juristisch gesehen, haftungsmäßig bist du da quasi, das ist jetzt mal meine Vermutung, in den Details war ich da jetzt nicht drin, aber haftungsmäßig bist du da eigentlich gar nicht drin.
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Das hat ja auch zwei Aspekte. Also das eine ist vielleicht jetzt eher so eine kosmetische Natur. Wie wollen wir eigentlich zusammenarbeiten? Mal rein operativ. Das ist einfach ein klassisches Projekt. Da gibt es Statusmeetings und da gibt es Fortschritte und so weiter und so fort und Risikoanalysen und sonst was.
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Und das andere ist natürlich dann, und das ist die ganz komplexe Sache, sind natürlich die inhaltliche Natur. Wie schreibe ich Dienste aus, die ja auch noch miteinander funktionieren müssen? Und das ist wirklich komplex. Da reden wir über ganz viele Schnittstellen, sowohl fachlicher Natur, aber auch technischer Natur. Der eine kann nicht das eine ausschreiben, was der andere nicht brauchen kann.
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Das sind natürlich komplexe Themen, die man einfach analysieren muss. Das ist wirklich ganz viel Excel-Listen durchgehen, gucken, wo habe ich Abhängigkeiten, was muss wer in seine Dokumente packen, damit es auf der anderen Seite in den anderen Dokumenten zusammenpasst. Das war erheblicher Aufwand an der Stelle.
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Auf der anderen Seite hat man natürlich so übergreifende Themen, wie definiere ich einen IT-Service, was soll da grob drin sein und von dem leitet man dann sozusagen spezielle Services ab. Also das ist so ein bisschen, wie darf ich die Analogie machen, so ein bisschen wie objektorientiertes Programmieren.
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Du hast eine Klasse oben und dann leitest du die Details halt irgendwie ab und wie gesagt, dann muss man eben gucken, dass diese Querschnittsthemen auch zusammenpassen. Ja, vielleicht noch ein Satz dazu.
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Da haben wir als Berater, glaube ich, schon einen Riesenmehrwert, weil wir als kleines Team natürlich wahnsinnig viel miteinander sprechen und da auch, wir haben nicht diese Altlast im Kopf, diese Historie, die natürlich der Kunde hat, weil er ja fünf Jahre jetzt mit einem Provider zusammengearbeitet hat. Wir haben da ein anderes Mindset gehabt, wie wir da zusammenarbeiten haben.
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Wie fahren wir also Workshops? Wie schaut ein Timeline aus? Also die ganzen Themen. Das ist sozusagen der organisatorische Teil. Und dann hatten wir aber auch Natürlich sehr, sehr viele Inhalte zu schreiben, sprich mit unserer Expertise reinzugehen. Ich gebe ein Beispiel SLA-Design, klassisches Thema im Datacenter-Betrieb, wie designe ich SLAs und so weiter.
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Ja, also... Auch bei aller Sorgfalt, die man halt versucht, in so ein Projekt reinzukriegen, alles erschlägst du einfach nicht. Und das sind dann natürlich auch Dinge, wenn dann ein Provider reinkommt und sagt, pass mal auf, A und B passt irgendwie nicht zusammen, wie ist denn da die Vision dahinter oder was waren da die Gedankengänge?
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Und wenn man das dann auch mal wieder gespiegelt bekommt, was ja super ist, weil kein Mensch ist da an der Stelle fehlerlos und manchmal ist man einfach, ja, übersieht man die Dinge halt ehrlicherweise. Und wenn der Provider dann ein Auge drauf hat, dann weißt du mal mindestens, dass er sich wirklich Gedanken gemacht hat und auch leider Gottes dieses riesen Vertragswerk sauber gelesen hat.
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Weil ich meine, auch bei den Providern sitzen da 20, 30, 40 Leute dran und bearbeiten diese Dokumente. Und diese Erlebnisse hatten wir durchaus auch. Also absolut fair und gut, wenn die hochkommen, weil am Ende des Tages wollen beide Parteien einen Vertrag, der gut funktioniert über die Jahre und möglichst wenig Komplikationen aufwirft.
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Weil mit Komplikationen verdient keine Seite Geld oder kriegt einen guten Service, sondern es ist eigentlich nur ein Ärgernis.
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Also A sind wir unserem Kunden verpflichtet. Also da jetzt irgendwie Stunden zu generieren, nur weil man der Meinung ist, man muss noch 15 Seiten mehr schreiben. Also so habe ich uns da jetzt nicht gesehen oder auch nicht eingeschätzt. So haben wir auch nicht gearbeitet. Aber ich verstehe die Problematik und ich verstehe auch diese Frage.
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Auf der anderen Seite ist es in dem Fall ja so gewesen, dass der bestehende Vertrag zum Zeitpunkt X ausläuft. Das heißt, dann kriegst du keinen Service mehr in deinem Rechenzentrum. Wenn dir dann irgendwas passiert, dann hast du wirklich ein Problem. Insofern, das jetzt beliebig in die Länge zu ziehen, war überhaupt keine Option.
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Und dann kann man sich natürlich immer überlegen, muss ich jetzt jedes Dokument wirklich auch nochmal kosmetisch glatt ziehen, damit es sauber ist? Das sind halt so dann die Kleinigkeiten an der Stelle. Und wie gesagt, war schon umfangreich genug, das jetzt noch zu over-engineeren, noch weiter, macht nicht wirklich Sinn.
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Weder betriebswirtschaftlich noch aus Komplexitätsgründen oder sonst irgendwie. Ziel war es wirklich, da effizient durch diesen Prozess zu gehen.
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Solche inhaltlichen Themen waren dann auch, ja, ich würde sagen, durchaus 60, 70 Prozent des Mandats.
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Ja, natürlich. Also man muss schon immer tief bohren dann auch und die Anbieter zu quälen, um dann wirklich auch sicher zu sein, dass es klappt. Also das war ja unsere Hauptaufgabe dann, da den Sachen auf den Grund zu gehen, ne. Das war ja nicht immer nur inhaltlich. Manchmal machst du einfach Workshop-Facilitation und guckst, dass die Experten einfach miteinander reden auf einer sinnvollen Ebene.
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Das hat sehr viele Facetten an der Stelle. Vielleicht nochmal kurz zurück zu der initialen Frage, warum macht man solche endlos langen Listen? Naja, einfache Antwort ist, du brauchst irgendwie mal eine Vergleichbarkeit. Du musst erstmal Capabilities abklopfen. Kann der das alles? Und wenn er nicht alles kann, was heißt denn das dann?
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Und dann dadurch hast du, wenn du von 14 großen Anbietern ausgehst, du kannst ja nicht mit allen Workshops machen, dann ist das Projekt von einem Jahr drei Jahre lang geworden. So, insofern musst du natürlich irgendwie deinen Funnel mal zusammenbringen und gucken, mit was kann ich gar nicht leben, aus diversen Gründen und mit wem macht es wirklich Sinn, die Reise dann weiterzugehen.
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Und diese Vergleichbarkeit musst du halt herstellen. Gibt es da jetzt vielleicht bessere Ideen wie Excel-Listen? Möglicherweise. Der Vorteil ist halt, solche Dinge lassen sich gut auswerten und man muss nicht alles lesen, weil es oft einfach auch einfach nur Checkboxen waren. Können Sie das in der Form? Können Sie das in der Form? Und wenn da eine Checkbox dahinter ist, dann ist das erstmal fein.
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Ich meine, man geht in den Workshops dann eh ins Detail in so einem Thema. Und ich meine, das ist im Solution Engineering genauso. Am Ende des Tages gehst du dann in den POC rein oder in eine sehr spezifische Demo rein und dann wird man dort sich an diversen Aspekten nochmal entlanghangeln und da der Sache auf den Grund gehen.
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Also das lässt sich natürlich zum Zeitpunkt, wo du diese Dokumente zurückerhältst, nicht immer astrein sagen. Man guckt natürlich auch, welche anderen Unternehmen gibt es, die man mal referenzmäßig ansprechen kann. Und vielleicht kann man da auch ein paar Punkte klären. Das ist natürlich auch eine Aufgabe. die wir in unserem Kundennetzwerk dann versucht haben herzustellen, ganz klar.
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Das ist auch ein Asset, wofür man sich externe reinholt, weil man holt sich ja nicht nur die, ich will mal sagen, die Brains der Leute, sondern auch das Netzwerk. Und da hat man natürlich auch einen gewissen Erfahrungsgrad. Sind die da immer ehrlich? Naja, ehrlicherweise ist es halt auch so, dass man, je besser diese Line-Items sozusagen formuliert sind, desto besser kann der Provider halt danach.
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Also das ist dann schon so Champions League, würde ich mal sagen. Ja, also für deutsche Verhältnisse ist es groß. International, glaube ich, ist es nicht mehr ganz so groß. Aber ja, es ist durchaus groß.
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auch Antworten drauf. Erfahrung war, ja, man konnte schon so ein paar Sachen aufdecken. Das war dann manchmal ein Missverständnis, manchmal waren wir uns nicht sicher, aber man muss es dann mal einfach auf den Tisch bringen und das diskutieren.
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Ja, wobei ich sage mal so, in solchen Themen, in solchen Langfristverträgen, das Letzte, was du ja willst, ist eigentlich ein in dieses Rabbit Hole sozusagen reinzugehen, weil sowas stört im Zweifel den Betrieb und das ist das, auf was es ankommt. Du brauchst einen absolut reibungsfreien Betrieb, wenn das irgendwie klappt.
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Also man wird sich immer irgendwie zusammensetzen und versuchen, gemeinschaftlich eine Lösung hinzukriegen. Aber ja, es wird auch so sein, dass man mal auch seinen Provider dann einprügeln muss, damit er sich bewegt.
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Nee, aber das ist Daily Business in so einem RZ-Betriebsthema eigentlich.
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Da habe ich jetzt nicht so den idealen Vergleich, sage ich mal. Aber was ich denke, natürlich schon ein Thema ist, sind größere RFPs. Die haben wir jetzt genauso. Jetzt sitze ich halt quasi auf der anderen Seite der Spielerbank.
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Dadurch, dass man eigentlich weiß, wie die Mechanistik im Hintergrund wirklich läuft von der Pike, kann man solche Dokumente und viele sind ja eben nicht nur Excel-Listen, sondern man hat zum Glück auch die Möglichkeit, ein bisschen Prosa zu formulieren und auch ein bisschen kreativ zu werden und da auch den Differenzierer reinzukriegen.
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Was ich natürlich schon immer mache, ist, ich versuche im Vorfeld zu fragen, wer die Dokumente alles liest und ob sie auch wirklich detailliert gelesen werden, weil das ist schon auch wichtig, um da so ein bisschen seinen eigenen Arbeitseinsatz abzuschätzen.
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Und da kann man natürlich schon, das ist mal meine Vermutung, durch das Hintergrundwissen habe ich so ein Gefühl dafür, was ich wo wie schreiben kann und vor allem aber auch mir wirklich zu überlegen, Ihr habt X ausgeschrieben, aber in der Realität will man ja immer so ein bisschen X plus 1 haben. Und was ist denn dieses 1?
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Also sprich, was ist das, womit ich sozusagen die Kirsche auf die Torte setzen kann? Die Mühe mache ich mir schon. Und das war so rückblickend auch, man lernt ja auch wahnsinnig viel in so einem RFP, ob du jetzt auf der Kunden-, also auf der Konsumenten- und Beraterseite oder auch auf der Anbieterseite bist. Und diese ganzen Puzzleteile und die Erfahrung, die ist für mich schon wertvoll.
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Ja, also die Fälle haben wir natürlich auch jetzt in meiner jetzigen Rolle, wo man sich immer fragen muss. Also so ein RFP erzeugt einfach Kosten auf der Anbieterseite, wo auch immer überall entstehen da Kosten an der Stelle. Und man muss sich wirklich fragen, haben wir da eine reelle Chance in irgendeiner Form?
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Weil wenn du eben nur derjenige bist, der für ein Vergleichsangebot, sage ich mal, missbraucht wird, dann muss man sich das wirklich überlegen, wo man da reingeht. Also diese reelle Chance abzuklopfen, ist ein entscheidender Punkt aus meiner Sicht. Und ich finde das auch durchaus fähig. unfair, das zu erfragen.
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Ich meine, ob man da jetzt immer die Antwort kriegt, die man hören will, ist die andere Frage. Aber das ist durchaus Aufgabe, finde ich, auch das im Vorfeld abzuklappern, bevor man wirklich jetzt den Aufwand geht. Ich kann aus der kurzen Historie sagen, ich habe über Weihnachten auch zwei RFPs geschrieben und da muss man sich halt schon fragen, ob das Sinn macht. Und in dem Fall macht es halt Sinn.
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Ja, vielleicht darf ich da eine Analogie machen. Das ist so ein bisschen wie frisch verliebt sein. Also man hat einen neuen Provider ausgewählt und mit dem arbeitet man über Jahre hinweg zusammen auf Basis einer umfangreichen Vertragsgrundlage. Und über die Jahre erkennt man halt so Lücken in dem Ganzen.
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Ja, also beim Preisvergleich, das sollte man eigentlich vorher wissen, wo sich die Anbieter ungefähr preislich einsortieren, damit man da eine Auswahl trifft, die einfach kommerziell für einen Sinn macht.
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Was natürlich schon sein kann, ist, dass sich im Rahmen der Ausschreibung, wenn die länger dauert, sich neue Dinge ergeben, die man einfach nicht wusste und man stellt fest, ich brauche eine Capability, die hat die jetzige Shortlist, Longlist nicht und ich möchte noch jemanden mit dazuholen. Dann ist das natürlich ein Stück weit doof für den, der dazugeholt wird, aber das ist ein ehrlicher Grund.
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Und das ist dann halt auch wichtig, das so zu kommunizieren, denke ich. Auf der anderen Seite, und das muss man auch ehrlicherweise sagen, holt man sich manchmal auch einfach Benchmarks rein. Man weiß vielleicht, dass die zu teuer sind, aber man will mal wissen, was dann halt Phase ist an der Stelle oder was möglich wäre. Das ist leider dann halt auch so. Jetzt sagst du gerade Benchmark.
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Entschuldige, noch einen Satz dazu. Heißt aber nicht, man hat ja durchaus in dem RFP viele Touchpoints und da kann man auch dann noch gewisse Dinge auch ausräumen. Also insofern, wenn man als Benchmark reingeht, heißt das nicht, dass man automatisch ausqualifiziert wird später. Das ist trotzdem eine Opportunity.
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Auf das einzugehen, was man ja eh irgendwie gut kann und das als Poser schön zu formulieren, ist eine Sache. Also da wäre vielleicht ein Ratschlag an der Stelle, vorher mal abklären, ob der Kunde Interesse hat, sowas auch zu lesen. Ich denke, das ist fair.
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ja, ich mache das tatsächlich, weil ich sage, naja, wir haben jetzt hier die und die Unterlagen und ihr erwartet von uns die und die Dokumente und in dem Dokument, da könnte ich mir vorstellen, dass wir noch was dazu schreiben. Ist das in eurem Interesse? Interessiert euch das? Wenn die sagen, ja super, macht das mal, dann machen wir das halt. An der Stelle bitte aber auch, übertreibt es nicht.
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Also wenn man irgendwie einen RFP hat, der 20 Seiten Inhalt hat und man 50 Seiten Prosa dazu packt, dann keine gute Idee. Das kann man auch fairerweise klären. Man kann ja ungefähr, man hat ja im Kopf, was man da ungefähr machen will, 15 Seiten oder so. Wie auch immer, das kann man ja ein bisschen abstecken, dass der Kunde da nicht überfahren wird. Das ist das eine.
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Also wo könnte man eigentlich unser Verhältnis besser gestalten oder wo lässt es der Provider zu, wo vielleicht auch nicht, wo stellt er sich quer? Das sind dann ja oft auch durchaus Spielchen, die man da auch spielen muss.
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Das andere ist auch für mich immer so ein bisschen diese Future Vision, sagt man da so schön neudeutsch. Also Jetzt hast du heute diese Ausschreibung, aber wo willst du eigentlich in zwei, drei Jahren sein und da so ein bisschen so einen Plot auch zu machen und das auch anzureichern mit so ein paar Themen, die da vielleicht Sinn ergeben.
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Also man kann darüber nachdenken, ob man einen Serviceteil mit reinnimmt, der jetzt mal weg von der Lizenz ist und den technischen Capabilities, aber auch einen Service. Wie gestalten wir den sauberen, nahtlosen Übergang und was heißt denn das dann für euch? Da gibt es ja einige Facetten auch.
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Das kann ja auch einen Einfluss haben auf die Organisation beim Kunden, weil der in Zukunft vielleicht mit einer anderen technischen Lösung auch anders organisatorisch arbeiten kann. Und da kann man in viele Bereiche, denke ich, abklopfen. Ob die jetzt immer Sinn machen, muss natürlich jetzt jeder selber entscheiden.
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Aber ich denke, so ein bisschen so eine 360-Grad-Sicht da reinzukriegen und nicht nur Technologie, finde ich ganz entscheidend. Weil man muss auch immer gucken, wer liest das eigentlich alles. Am Ende des Tages werden irgendwelche Business-Anwender mit der Lösung arbeiten. Und die wollen halt auch wissen, wie sie dann damit arbeiten.
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Der technische Betrieb oder was auch immer da drunter dann liegt und wie viel Security da drin steckt und sonst was, sind Dinge, die kannst du abhaken. Aber Arbeitseinweisen und Veränderungen sind ein anderes Thema. Das ist ein softes Thema. Da kann man sich auch ein bisschen austoben.
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Naja, sagen wir es mal so, wenn das natürlich jetzt irgendwie so 30, 40 Prozent der Anforderungen, wo du sagst, die können wir halt nicht, dann muss man sich natürlich schon fragen, ob man dann der Richtige ist dafür. Auf der anderen Seite habe ich natürlich auch viele Ausschreibungen jetzt auch gesehen, wo der Kunde quasi die Eier legende Wollmilchsau haben will.
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Und so nach fünf Jahren, das ist so eine ganz typische Laufzeit für solche Verträge, die kann man dann entweder verlängern oder man sagt halt, naja, wir wollen das eigentlich jetzt nochmal neu designen, weil sich Ja, auch unsere Strategie geändert hat. Man hat ja, keine Ahnung, IT durchläuft ja immer Phasen. Du hast so dieses, vor 30 Jahren hattest du, wir bauen alle selber Strategie.
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Ehrlicherweise, die gibt es halt, ich kenne sie nicht, ich bin gespannt, vielleicht kriegt ihr ein paar LinkedIn-Posts für Empfehlungen dafür, ja. Ich denke mir, es ist durchaus legitim, dem Kunden das aufzuzeigen und sagen, na ja, warum glaubst du, dass es das gibt?
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Und das mal ein bisschen zu challengen auch und zu sagen, na ja, vielleicht ist ja an der einen oder anderen Stelle mal so ein Best-of-Breed-Gedanke gar nicht so ganz verkehrt, weil du dir auch ein paar Vorteile ins Haus holst, wo du sonst irgendwie so mediocre Abstriche machen musst. Und ich finde, das darf man absolut challengen.
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Wenn das jetzt kleinere Dinge sind, keine Ahnung, sagen wir mal Feature A oder so, das kannst du halt nicht, würde ich auch immer überlegen, was heißt überlegen, man muss es halt einfach klären, wie wichtig ist das jetzt eigentlich, steht es da drin, weil man es irgendwo mal gelesen hat und eigentlich ist es gerade gar nicht aktuell.
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Wie auch immer, muss man mal einschätzen und gucken, wie relevant ist das eigentlich. Aber prinzipiell lasse ich mich davon natürlich nicht abschrecken.
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Also es gibt natürlich Lösungen am Markt, die ja so Knowledge Databases quasi als Anbieter, wo man so seine Dokumentation aktuell hält und dann kann man da Fragen ein Stück weit auch automatisiert beantworten. Wie gut das immer ist, ehrlicherweise, meine Erfahrung ist, du musst das sowieso nachbearbeiten. So einen Riesen-Win hat man da teilweise oft nicht.
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Spannend ist es allerdings dann, wenn man mal so einen RFP-Gesamthaft sieht, man hat oft auch eben juristische Themen mit drin, wo man jetzt im Solution Engineering vielleicht
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nicht sattelfest ist und das vielleicht auch nicht sein sollte, sondern wenn dann Legal auch in solche Datenbanken einpflegt, dann hast du natürlich schon einen Riesenmehrwert, weil die Leute kriegst du nicht immer, das hilft.
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Vielleicht als kurze Anekdote dazu, zu dem damaligen Projekt, über das wir gerade viel geredet haben, da gab es nicht wirklich viel am Markt und ich habe damals wirklich mit einem Kollegen zusammen eine Software geschrieben, um diese ganzen Dokumente komplett zu analysieren und wirklich bis zur fertigen Management-Powerpoint-Entscheidungsvorlage alles rauszuballern, weil
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Weil, und ich glaube, das geht auch auf die Frage von einem Zuhörer zurück, wie viele Stunden willst du denn da eigentlich verbringen in so einem Projekt? Und wir haben natürlich auch gesagt, naja, wir können uns auch Schöneres vorstellen, wie jedes Mal ein paar tausend Seiten Excel-Sachen durchzufräsen, weil A, machst du Fehler und B, kannst du es halt automatisieren.
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Gut, heute gibt es natürlich andere Lösungen. Vor zehn Jahren haben wir uns da wirklich selbst geholfen und das sehr custom für den Kunden gebaut. Wurde allerdings dann auch in späteren Ausschreibungen für andere Kunden dann tatsächlich auch wiederverwendet. So gesehen haben wir uns halt damals so geholfen. Ich kenne da jetzt auch nicht den ganzen Markt, ich vermute aber, da hat sich viel getan.
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Dann hattest du irgendwie die krasse Phase, wir sourcen mal so wirklich alles aus und haben eigentlich nur noch Projektleiter in-house. Und jetzt haben wir halt irgendwie, jetzt haben wir so ein Mischszenario. Und diese Phasen durchleben solche Verträge auch und dadurch ändern sich Dinge.
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KI wird da sicherlich auch nochmal stark mit einfließen und da sind wir sicherlich noch lange nicht am Ende der Veranstaltung. Solange es RFPs gibt, wird es auch irgendwelche technischen Lösungen geben, die das vereinfachen werden.
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Gute Frage. Wenn das wirklich ein Asset ist im Rahmen einer Ausschreibung und man dieses Wissen wirklich anzapfen möchte, dann. macht es durchaus Sinn, sowas auch einzukaufen. Wie gesagt, wir gehen immer in Richtung des Zielbilds. Wie soll mein zukünftiges Szenario, mein zukünftiger Vertrag, die Lösung, was auch immer, aussehen? Und ich will das Bestmögliche erreichen.
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Wenn mir das Wissen fehlt, den Kunden das Wissen fehlt, wem auch immer das Wissen fehlt, dann macht es Sinn, das einfach dazuzukaufen für das Ausschreibungsprojekt oder dann vielleicht auch länger im Sinne von einer Begleitung in Richtung Operations dann. Und das ist auch gang und gäbe, dass man sich da behilft, wenn das jetzt die Frage beantwortet.
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Und der Kunde hat dann in dem Zeitpunkt eben entschieden, dass man sich auf jeden Fall mal auf dem Markt umsehen will und nicht einfach nur den Vertrag verlängern möchte.
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Irgendwann wird auch er an die Tür des Einkaufs klopfen und wahrscheinlich auf den Boden der Realität geholt werden. Vielleicht auch nicht, dann congratulations. Aber nur war das zu Anfang probiert, heißt das ja nicht, dass er am Ende dabei rauskommt. Ich denke, das wissen wir alle. Da fließt noch etwas Wasser die Dunau runter.
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Ja, vielen herzlichen Dank. Hat mir sehr viel Freude bereitet. Ich bin gespannt auf das Feedback auf LinkedIn und wo auch immer ihr das dann publiziert.
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Naja, also wir haben natürlich die Aufgabe, das sehr schnell kennenzulernen. Ich meine, ich sage mal so, in dem klassischen Fall, wo es um Datacenter-Betriebsthemen geht, das ist ja jetzt nichts irgendwie unfassbar Spezifisches. Also viele Abläufe, viele Themen sind einfach gleich, weil sie halt gewissen Frameworks unterliegen etc.
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Aber um auf die Frage zurückzukommen, also wir waren da, denke ich, damals zwei, drei Monate im Vorfeld schon beschäftigt. Wirklich mal, lassen wir mal das Onboarding weg, aber um auch mal eine Analyse zu machen etc., was braucht man eigentlich alles, was soll der Scope des Ganzen werden etc., bis wir dann eigentlich in Richtung der inhaltlichen Arbeit gegangen sind.
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Ja, also der RFP selber lief schon sehr lange, also mindestens ein Jahr. Und dann kam natürlich auch noch das Projekt selber. Also sprich, das haben wir auch noch begleitet. Die Transition selber, also die Execution auf den RFP, die haben wir dann auch noch begleitet. So gesehen haben wir dann auch beide Welten gehabt.
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Genau, also das Warum, denke ich... Haben wir gerade besprochen, aber auch das Wie ist natürlich dann die spannende Aufgabe. Man hat ja Spezialisten beim Kunden, die diese Themen, diese einzelnen IT-Themen bisher auch betrieben haben mit dem bisherigen Provider. Das heißt, die sind ja eigentlich SMEs auf dem Thema. Die wissen schon, was sie wollen.
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Jetzt ist es halt aber auch so, dass man auch nochmal eine Sicht von außen reinbringen kann. Wie macht man denn IT was moderner oder anders? Und das ist dann die Kompetenz, die wir auch reingebracht haben. über verschiedene Themen. Und da ist dann ganz viel auch Interview drin gewesen. Was habt ihr heute? Was braucht ihr morgen? Was geht jetzt gerade nicht?
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Also ich sage mal, das ist so der Teil Discovery dann auch ein Stück weit gewesen, um rauszufinden, wollt ihr jetzt einfach nur ein simples Lift and Shift haben oder könnt ihr euch einfach auch ein paar Dinge anders vorstellen? Aber wie gesagt, wie ich es vorhin erwähnt hatte, über die Jahre lernt man halt eben auch, was klappt gut, was klappt weniger gut, was dauert vielleicht auch länger.
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mit dem jetzigen Provider, was können wir uns eigentlich nicht mehr leisten? Und das sind natürlich ein sehr großer Teil absolut betriebskritische Themen. Wenn dir einfach ein MES-System auf die Bretter geht und du musst mal ein ganzes Werk für zwei Tage zumachen, dann reden wir von unfassbaren Kosten hier an der Stelle.
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In dem Fall war es jetzt eben so, dass wir natürlich aufgrund der Größe und auch der möglichen Provider erstmal mit einem RFI gestartet sind, um überhaupt mal Finger auf den Puls des Marktes zu legen. Wer hat denn eigentlich Interesse? Wer kann es denn überhaupt stemmen? Da bist du eigentlich relativ schnell an dem Punkt. Man kennt halt so Lieferanten, die das können, prinzipiell mal.
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Und du brauchst gewisse Größen, du brauchst gewisse Umsätze bei den Partnern, damit das irgendwie ein stabiles Konstrukt ist. Da gibt es nicht so viele davon. Und die schreibt man erstmal an, grundsätzlich Interesse haben, mit einem High-Level-Scope. Was ist das Ziel des Ganzen? Um was geht es eigentlich? Und das war relativ schnell dann der Fall.
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Ich denke auch, dass wir da so nach zwei, drei Monaten sind da diese ersten offiziellen Unterlagen raus. Ich meine, da muss man auch immer gucken. Sowas hat immer riesige Compliance-Themen auch. Also man hat da immer sehr viel Legal auch mit drin. Da geht es um jedes Wort in den Ausschreibungsdokumenten.
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Das ist jetzt, ich bin ja jetzt im Solution Engineering, da kriegt man ein paar RFPs, wo man sich manchmal überlegen muss, ob Legal da drauf geguckt hat. Aber damals war es halt auch echt extrem. So ein RFP ist ja auch, immer eine Außendarstellung des Unternehmens in den Markt hinein. Wie möchte ich mich eigentlich präsentieren?
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Und in dem Fall haben wir da auch sehr viel Wert drauf gelegt, dass das eine sehr glatte Geschichte wird, weil das, was du wirklich vermeiden willst, wenn du da 60, 70 Leute hast, die sich mit so Sachen beschäftigen und eigentlich ihren Day-to-Day-Job aber on top auch noch haben,
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Dann willst du die möglichst wenig strapazieren, ehrlicherweise, weil wir wissen alle, dass so ein Projekt ewig lange läuft und du kannst die Leute nicht eineinhalb Jahre auf 130 Prozent fahren. Das geht nicht. Insofern haben wir da auch sehr viel versucht weg zu covern und da die Themen eben auch stärker zu begleiten.
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In solchen Verträgen werden die Ausschreibungsunterlagen ein Vertragsbestandteil.
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Und deswegen ergibt sich natürlich da ein gewisser Qualitätsanspruch.
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Oder worum geht es bei der Außenwirkung? Nee, das ist weniger. Aber man will natürlich, ich meine, es ist so ein bisschen wie ein Schaufenster. Also wenn du ein schönes Schaufenster hast, was dich irgendwie anspricht, hast du Freude daran, irgendwie vielleicht dir das anzugucken. Und bei einem RFP ist es ja auch ein Stück weit ähnlich. Wenn der möglichst wenig Fragen offen lässt.
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wenn er sauber geschrieben ist, wenn er nicht unnötig aufgeblasen ist, etc., etc. Ich sage mal, die üblichen Kriterien, die man so an so ein Dokument, es waren sehr viele Dokumente, also vielleicht ein kleiner Side-Note, da ging es um ein paar tausend Seiten Vertragswerk, Also das war wirklich nicht wenig. So insofern willst du das möglichst glatt haben und effizient gestalten.
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So effizient, wie es halt geht in dem Umfeld. Und das meine ich mit Außenwirkung.
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Den größten Einfluss hat natürlich der Provider, der bisher da war. Der kennt natürlich auch das Unternehmen viel besser als alle anderen. Das ist natürlich immer der, den Vorteil bringt er halt einfach mit.
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Auf der anderen Seite, und das ist auch ein Stück weit unsere Aufgabe gewesen, das zu abstrahieren und wirklich eher zu gucken, was sollen das Zielbild sein, mal ungeachtet dessen, wer da jetzt gerade sozusagen diese ganzen Services erbringt. Spannend wird es dann, also man baut da so dann quasi sein Gedankengebilde auf. Was will man eigentlich haben in Zukunft?
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Wie soll das Unternehmen in Zukunft IT-seitig aufgestellt sein? Und irgendwann kommt dann der Punkt, wo Provider dann sozusagen Antworten auf den RFP liefern. Und dann hast du so ein bisschen so ein Grounding. Es gibt ja Dinge, die fordert man ein und die kann der Provider einfach nicht. Warum auch immer, gibt es verschiedene Gründe.
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Und dann fängst du natürlich an, das verstehen zu wollen und dann können sich natürlich auch Themen ändern. Und das ist auch fair, das ist ganz normal. In so einem riesigen Prozess, ich meine, auch im Solution Engineering ist das auch oft nicht anders, dass man so einen Prozess durchläuft und dann doch merkt, dass man sich in der Mitte treffen muss. Das ist ja gang und gäbe.
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Da fangen dann die unterschiedlichen Einflüsse an. Wenn du dann mit acht Providern sprichst und gefühlt sieben Ansätze dafür kriegst, überlegst du dir natürlich, was macht denn jetzt Sinn und macht es nicht einfach Sinn, Dinge zu verändern? Und dann bist du wieder bei dem Punkt, Wenn wir das verändern, ist das in Ordnung aus einer fachlichen Sicht, aus einer IT-Sicht, aus einer Legal-Sicht etc.
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Und dann fängst du das Abklappern wieder an, was natürlich einen Aufwand nach sich zieht, aber im Sinne eines guten Vertragswerks sind das halt die Hausaufgaben, die man machen kann.
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Ja klar, also dadurch erklärt sich natürlich ein Stück weit auch die Länge von diesem Projekt. Also da gab es natürlich sehr, sehr viele Workshops zu ganz unterschiedlichen Themen. Ich nehme mal ein Beispiel.
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Das ging so weit runter, dass man sich über die IOPS, also sprich die Durchsätze von File-Servern unterhalten hat, weil man gewisse Performance-Anforderungen hatte und die Provider kamen dann halt mit ihren Lösungen an und dann musste man das einfach auch verstehen. Das kennt ja jetzt nicht jeder von uns, alle File-Server, die es da draußen auf dem Markt gibt.
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Dafür gibt es eben Spezialisten und dann gab es natürlich ZIG-Workshops zu ZIG-Themen.
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Mit den Anbietern natürlich auch. Das waren dann auch... Auch große Runden. Ich meine, wie gesagt, da geht es um wahnsinnig viel Geld und wenn was hinten runterfällt, geht es um gleich nochmal mehr viel Geld. Und da muss man sich diese Workshops einfach leisten.
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Obgleich man sich natürlich fragt, so ein Workshop, in dem da mal 30 Leute drin sitzen und den ganzen Tag diskutieren, der kostet ja auch nicht 8,50 Euro.
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Also bei solchen Themen ist der Preis natürlich ein wahnsinniger Entscheidungsaspekt. Es ist IT-Betrieb, das soll jetzt nicht despektierlich klingen, aber es ist ja so ein bisschen the lowest level. Das hat ja ganz wenig mit den Effizienzen im Business zu tun, sondern es ist eher die Schicht darunter. Also insofern spielt Kosten im IT-Thema natürlich eine Riesenrolle.
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Auf der anderen Seite musst du als CIO einfach gut schlafen können mit der Entscheidung, die du triffst, also sprich die Capabilities des Providers. Da kannst du auch nicht beliebig wegkürzen, weil sonst hast du einfach andere Themen dauerhaft. Und ganz viel ist auch wirklich, wie sich ein Anbieter in den Workshops verhält. Also wie hört der zu?
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Hat der wirklich Lust und Interesse dran, da gemeinsam was zu gestalten? Und da haben wir sehr viel drauf geachtet. Wie flexibel sind die eigentlich im Rahmen ihrer Aussagen, sich auch mal zu bewegen und nicht nur platt auf Dingen zu pochen, die sie glauben, die richtig sind, weil auch die ganzen Provider, die da vortanzen waren, kennen ja das Unternehmen nicht im Detail.
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Und da erwarten wir uns natürlich immer eine gewisse Flexibilität im Sinne des Services, aber auch eine geistige Flexibilität, da einfach konstruktiv mitarbeiten zu wollen.
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Also das trennt aus meiner Sicht echt die Spreu vom Weizen, weil da ganz viele dabei waren, die, da muss man ein bisschen die Historie von so großen Providern auch verstehen, viele haben ihre komplett eigene Service-Infrastruktur.
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Die ist definiert, da gibt es irgendwie Nearshoring, Offshoring, sonst was, Center überall und die arbeiten bereits nach Muster X. Und wenn da ein Kunde nicht genau draufpasst, dann werden die aber ihre Solution Center da deswegen ja nicht anpassen, weil da laufen ja noch andere Kunden drüber. Das ist fair, das ist okay, dafür sind sie dann halt vielleicht manchmal preislich auch interessanter.
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Aber wenn es halt nicht passt und die auch das nicht ändern können, dann passt es halt nicht. Und dann können sie billig sein, wie sie wollen.
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Ja, also ein Großteil davon ist tatsächlich Entscheidungsvorlage. Ja, Business Case rechnen, also das war damals auch mein Auftrag in dem Projekt. Also vielleicht auch noch einen Satz. Ich glaube, irgendjemand hatte auch gefragt, als One-Man-Show. Also es war natürlich keine One-Man-Show. Ich war da mit zwölf Kollegen unterwegs.
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Ja, gerne. Also initial ging es mal darum, sehr viel Struktur in ein sehr großes Projekt reinzukriegen. Man muss sich vorstellen, dass so um die 60, 70 Leute bei dem Kunden auch dafür gesorgt haben, die Ausschreibung mitzugestalten und das überhaupt mal zu orchestrieren, war ein großer Teil. Und dann natürlich aber auch das ganze Thema hin zu den potenziellen Anbietern.
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Und dann waren sogar noch zwei andere Beratungen für Spezialthemen mit dabei. Also das war allein schon von der externen Seite umfangreich. Die interne hatte ich ja schon genannt. Und dann gab es natürlich auf einer gewissen Management-Ebene, auf einer Beratungspartner-Ebene, C-Level-Ebene natürlich auch sehr viele Meetings, wo natürlich auch
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inhaltlich dann diskutiert wurde, weil auch die Führungskräfte unseres Kunden waren jetzt nicht immer in jedem Workshop mit dabei, um da so ein bisschen also auch so, wie soll ich denn sagen, die Vibes aus dem ganzen Projekt damit einfließen zu lassen und das nicht nur auf kommerzielle Zahlen zu reduzieren.
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Das ist eine gute Frage. Also am Ende des Tages trifft der Kunde die Entscheidung und er unterschreibt den Vertrag. Unsere Aufgabe ist es, das Bestmögliche für unseren Kunden rauszuholen. Aber dann ist unser Job an der Stelle auch getan. Und das geht ja auch immer noch durch, wie gesagt, durch Legal-Hände und sonst was, durch sehr viele Hände und über sehr viele Augen.