Fernando Zambrana
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Omius: El “disipador” para el cerebro - NLC 119
¿Cómo funciona? La plataforma es una plataforma que está en la nube de DocuSign. Además de muchos de los beneficios que ahorita platiqué de la agilidad, por ejemplo, tenemos estadísticas muy puntuales y datos duros. Por ejemplo, con nuestra plataforma de CLM hemos logrado que los clientes puedan redactar acuerdos 80% más rápido, que puedan finalizar acuerdos o negociar acuerdos 50% más rápido.
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Eso inicialmente, ¿no? El exposure, por ejemplo, el buscar ya teniendo el contrato y todos con esos insights a nivel de riesgos, evitando riesgos, asegurándonos del tema de cumplimiento de de regulaciones y todo eso, haciendo esos queries, haciendo temas de inteligencia artificial sobre ya los datos que tienen los contratos.
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Hay estadísticos que las empresas pueden ahorrar 500, o sea, pueden evitar riesgos gigantescos, millonarios.
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Bueno, al final, todos estos procesos, pues digo, lo que pretendemos y también es muy puntual. O sea, no se trata de que la gente se quede sin trabajo, ¿no? Pero hay procesos muy manuales que tienen poco valor. Entonces, todas estas herramientas nos van a ayudar a agilizar todo eso para que las personas tengan actividades de mayor creatividad, de mayor nivel intelectual, ¿no?
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Entonces, al final, toda esta automatización es reducción de costos, es lo que llaman time to market, o sea, que realmente puedas ayudar a agilizar el negocio para cerrar ventas, para contratar a los mejores candidatos, para que tus proveedores cumplan sus obligaciones. En general, tiene un impacto en todas las áreas, ¿no?
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Precisamente, es un poco. Nosotros nos podemos acercar y entender. Muchas veces nos acercamos y entendemos los... O sea, nos gusta entender el proceso que tienen los clientes. Generalmente, la parte de acuerdos, O sea, los principales casos de uso que se ven generalmente son en ventas, en recursos humanos, en el área legal y en el área de adquisiciones, ¿no?
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Entonces, como les platicaba, muchas de las empresas ya pueden tener cierto, o sea, ya saben que tienen ciertos problemas, ¿no? de que firme un acuerdo con sus clientes es tardado y entonces se tardan más tiempo en cerrar las ventas.
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Una empresa puede darse cuenta que se está tardando más en contratar a la gente o que se le están yendo los candidatos porque el proceso de contratación puede ser muy tardado. En el área legal, el no responder a las preguntas que ya tienen los contratos, puedes tener un exposure legal. Entonces las empresas pudieron haber tenido ya un impacto en
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Y es muchas veces cuando dicen, oye, ¿qué hay en qué me puede ayudar? ¿Qué plataforma me puede ayudar? Entonces, y respondiendo a la segunda pregunta es, nosotros tenemos un ofrecimiento, digamos, de tres niveles. Uno para empresas pymes, que es mucho más sencillo porque obviamente uno tiene que manejar 50 mil contratos al año, para mejor con cientos de contratos o menos de mil contratos.
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Y tenemos, digamos, un ofrecimiento de acuerdo a la complejidad que tiene tu negocio.
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Exacto. De hecho, mira, parte de las ventajas es toda la plataforma de DocuSign. O sea, en general, la parte de la firma y el repositorio central, que es el CLM, donde vas a gestionar los contratos y se quedan almacenados, está triplicado en los centros de datos de DocuSign. O sea, siempre va a haber tres coches. Data que no está entre lugares no es data. Exactamente.
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Entonces, el nivel de servicio es muy alto. O sea, es un servicio. Y segundo, DocuSign cumple... Con más de 10 certificaciones muy rigurosas que hay a nivel mundial. Como la ISO 27001, que es especial de seguridad. SOC 1, 2 y 3. Todas las de la Unión Europea. Hay una específica para las empresas que participan o que son empresas que ofrecen servicios en la nube.
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Los de PSI, que es para comercio, para transacciones digitales. Realmente es una plataforma súper, súper segura, porque cuando estás hablando de acuerdos que rigen a nivel mundial billones de dólares o trillones de dólares de actividad económica, pues tienes que asegurarte que realmente estás hablando de una plataforma muy, muy segura, ¿no?
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De hecho, esta plataforma es, digamos, o sea, tiene el primer paso que es la creación de los templates. Tú puedes tener ya prepopulado, oye, tengo un contrato de Non-Disclosure Agreement, tengo contrato a las cláusulas X de contrato de venta o de renta. Entonces...
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Prácticamente el proceso de la creación del documento es muy rápido porque prácticamente tú puedes tener ya toda una librería de distintos tipos de contratos con distintos tipos de cláusulas.
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Claro. Y fíjate que, regresando al tema de seguridad también, si hubiera un desacuerdo entre las dos partes, al final es muy seguro, o sea, más que seguro, toda la cadena...
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desde la negociación, dónde firmar, o sea, primero de la gestión del acuerdo y al final quién firmó, dónde firmó, todo es un, le llaman el audit trail o la ruta de auditoría, viene todo, las direcciones IP, cuando firmaste inclusive hoy para firmar un contrato y lo platicaron la vez pasada, se puede agregar un paso que también damos nosotros de servicio que es, tú puedes tener preestablecido, puedes tener ya en la base de datos la identificación oficial de los que van a firmar y antes de firmar
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con tu teléfono te tomas un video corto y te autentifica, estás verificando tu identidad. Entonces también hasta ese paso queda en la bitácora.
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Muchas veces lo hacen por temas de seguridad. O sea, si no firmas en X tiempo, o sea, cuando lo quieres volver a firmar, lo vuelve a enviar.
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Pero tenía como la duda de si había un... Y al final, a pesar de que están en la nube de DocuSign, tú te puedes bajar en PDF todos tus documentos. Sí, eso está bueno también. Aunque tú no seas el que contrataste DocuSign, tú te puedes bajar tus documentos. ¿Y dónde podemos contratar DocuSign o cuáles son las ofertas? Claro, digo, a ver, DocuSign se puede contratar desde manera digital. ¿No?
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Con planes mucho más sencillos y en ofrecimiento más sencillos entrando a DocuSign.com, pero obviamente si quieres una atención más personalizada donde requieres que entendamos, porque la verdad es que lo que queremos dar nosotros es darles valor, ¿no? O sea... No es que utilice herramientas, sino entender el proceso de negocio. Entonces tenemos, digamos, estamos divididos en en DocuSign.
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Atendemos empresas pymes, empresas medianas y al final empresas grandes, grandes. O sea, tenemos fuerzas de ventas para atender esos tres nichos y apartada la parte digital. Muchas veces nuestros clientes empiezan, contratan digital y. Y luego ya cuando ven que necesitan algo más, pues dice ahí llamar a DocuSign y nos ponen en contacto con nosotros.
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Pero igual en la página pueden buscar, pedir que contactara ventas y nos llega directamente a nosotros. Tenemos un área de ventas internas que, por ejemplo, están muy al pendiente. de todos esos peticiones. O si a alguien le interesa hacer una demo y todo, se ponen en contacto con ellos y les proponemos si quieren que haya una atención personalizada. Muy bien.
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Muchísimas gracias por tu tiempo.
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Bueno, para que sepan que las medallas... De hecho, morder las monedas de oro venían...
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Nuestro próximo reality. Muy cool.
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Sí, de hecho, bueno, la vez pasada platicamos mucho de la parte de firma electrónica, ¿no? Y cómo ha impactado mucho el negocio, ¿no? La gila del negocio, este, como, este... nos permite atender mejor a los clientes, muchas cosas. Pero la realidad es que las empresas van más allá de lo que están buscando en el tema de acuerdos, van más allá de la firma.
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La firma es solo una parte, un paso en el ciclo de vida de un acuerdo. Entonces me gustaría platicarles un poquito cuáles son los problemas que tienen, ¿no? Principalmente las empresas con el manejo de acuerdos, ¿no? Y de ahí vienen muchos de los beneficios, ¿no?
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Entonces principalmente es, hoy siguen, las empresas siguen manejando los acuerdos de forma desconectada, muchas veces sigue siendo manual, ¿no? Cuando hablas de un acuerdo hay cinco pasos principales, ¿no? La primera es la creación de un acuerdo, ¿no? Si lo quieres digital, hay herramientas especiales para tener plantillas o templates especiales. Exactamente.
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La segunda es el proceso de negociación y enrutamiento. Muchas veces las empresas tienen tantos actores en un contrato que imagínate... La complejidad de que el financiero está en Monterrey y el delegado está en México. Y si lo manejas de forma manual o física, tienes que andar persiguiendo gente. Es un proceso muy costoso. Me pasó esta semana.
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Y es un problema que puede haber tantas versiones del documento que se pierde. Entonces, precisamente esa es una de las cosas que tiene un sistema de administración de contratos, o sea, el de contract life cycle management. Entonces, precisamente el segundo paso es todo el tema de negociación, de hacerlo de manera centralizada, de manera ordenada.
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Que, por ejemplo, si una de las partes tiene que responder y no ha respondido, te puede enviar una alarma. Oye, tienes pendiente este, ¿no? Y bueno, la mayoría de las empresas, de verdad, las empresas grandes, cuando menos en México, pueden manejar de 19 mil a 50 mil contratos al año. Órale. Imagínate todas las áreas, ¿no? De legal, de ventas, compras, recursos humanos. Exactamente.
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Entonces, tener ese repositorio central con esas herramientas de negociación externas e internas ayuda mucho. El cuarto paso es integrarlo a los sistemas que tiene la empresa. Las empresas tienen los famosos ERPs, los ERMs para toda la parte de ventas, los sistemas de Workforce Management para la parte de recursos humanos. Entonces...
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Algo que también tiene que tener estos sistemas es que se puedan integrar a los sistemas de récord que tienen las empresas, que no sean, digamos, paralelos, sino que todo lo que se acaba de negociando quede registrado en un sistema de estos. Y al final, también que es muy valioso, es una vez que el acuerdo está terminado, es... ¿Qué valor le sacas al acuerdo?
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Imagínate, tienes 50 mil contratos ahí con obligaciones o hay cambios en ciertas leyes laborales. ¿Qué riesgos puedes tener de contratos que ya firmaste? Entonces, todos esos insights se van a colisar. Tú puedes hacer queries y te puede dar información de manera puntual.
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Sí, de hecho, bueno, finalmente, ¿quién requiere esta herramienta? Al final, sí, aplica para pymes, empresas medianas y empresas gigantescas. Pero sí, al final es...
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Uno de los criterios es si tú estás teniendo problemas con tu parte de contratos, o sea, en costos, mucho de lo que platicamos inicialmente, el tiempo que te tardas en firmar y si ese tiempo tiene impactos directos en costos, en agilidad de negocio, aunque pierdas negocios.
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En satisfacción a tus clientes, o sea, que por ejemplo, a una empresa que sea, o sea, que ya sea que sea B2B o B2C, o sea, de negocio a negocio o de negocio a consumidor, pueden estar sufriendo la retención de clientes por el proceso de acuerdos.